Effektiv und strukturiert arbeiten, vorhandene Bürokratie und Kosten für Dienstleister auf ein Minimum reduzieren, insbesondere wenn es um Buchhaltung und Steuererklärungen geht. Manchmal lohnt es, für gute Software etwas Geld auszugeben. Gerade als Selbständige/r kannst du mit dem richtigen Programm bares Geld sparen. Bei mir hat es eine Weile gedauert bis ich den richtigen Dreh raus hate. Doch heute sitzt das Setup – meine Basis um mich auf meine Arbeit fokussieren zu können – und weniger Zeit mit dem „Drumherum“ verbringen zu müssen.

Heute benötige ich kaum mehr als meinen Laptop und eine brauchbare Internetverbindung. Mit ihm kann ich im Büro und unterwegs arbeiten. Egal wo in Europa wir gerade unterwegs sind: steht die Buchhaltung an mache wir sie einfach gemacht. Will ein Kunde was von mir kann ich reagieren. Und wenn mein Laptop doch mal geklaut werden sollte, dann sind alle Daten zur Hand um ein Ersatzgerät neu aufzusetzen. Als Selbständige befindet sich mein gesamtes Business auf meinem Notebook. Dank einem Buchführungsprogramm spare ich mir den Steuerberater, ohne zusätzlichen Zeitaufwand zu haben. Auch andere Programme helfen mir dabei effektiver zu sein. Manche davon sind kostenfrei, für andere bezahle ich gerne.


Buchhaltungsprogramme für Selbständige und Kleinunternehmen: All-In-One-Software

buchhaltungsprogramm-kleinunternehmen

Kleinunternehmer (per Definition unter 17.500€ Gewinn) und Selbständige bis zu einem Jahresumsatz von 500.000 € müssen nicht bilanzieren. In ihren buchhalterischen Pflichten unterscheiden sie sich also primär darin, dass Kleinunternehmer, sofern sie von der Umsatzsteuer befreit sind, keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müssen. Eine Gemeinsamkeit verbindet uns wohl alle: wir möchten möglichst wenig Zeit mit unserer Buchhaltung verbringen. Und gerne möglichst wenig Geld für einen Steuerberater ausgeben. Zumal ich die Erfahrung gemacht habe, dass der Steuerberater das mit der „Beratung“ nicht allzu motiviert sieht.

Ich mache meine Buchhaltung seit drei Jahren wieder selbst. Und siehe da: der Zeitaufwand für meine quartalsweise Buchhaltungsaktivitäten hat sich kaum erhöht. Die EÜR ist mit nur wenigen Extraklicks erledigt. Und dank automatischer Datenübernahme ist auch die Einkommenssteuer kein großes Thema. Mein Hauptaufwand besteht nach wie vor darin, meine Belege zu sortieren, fehlende Belege zu beschaffen. Diese dann zu buchen ist ein Kinderspiel. Zumindest nach ersten Anlaufschwierigkeiten. Also nachdem ich erst einmal herausgefunden habe wie gerade ausländische Umsätze und Rechnungen gebucht werden müssen.

Doch welches Buchhaltungsprogramm ist empfehlenswert? Es gibt ja einige auf dem Markt. Wichtig ist, dass du für deine Buchhaltung auf die Software eines etablierten Anbieters zurückgreifst. Und auf ein Bündel von Programmen, die gut miteinander kommunizieren. Da gibt es verschiedene Lösungen.

Buhl: Buchhaltung für selbständige Dienstleister

Gute Erfahrungen habe ich mit dem Buchführungsprogramm „Wiso EÜR & Kasse“ von Buhl Data gemacht. Von diesem Anbieter nutze ich zwei weitere Programme: „Mein Geld“ um alle meine Konten im Überblick zu haben und die Software für meine Einkommenssteuererklärung. EÜR & Kasse, hiermit erledige ich meine Umsatzsteuervoranmeldung. Die zusammenfassende Meldung ist dann mit einem zusätzlichen Mausklick erstellt und direkt via Elsteronline ans Finanzamt gesendet. Ich benötige für drei Monate Buchhaltung etwa drei Stunden. Wobei eine Stunde direkt mal für die Belegsucherei drauf geht. Diesen Aufwand habe ich ja auch, wenn ich meine Ust über den Steuerberater abwickle. Bleiben also 2h Nettoaufwand. Dem gegenüber stehen ca. 150€ an Steuerberaterkosten. Welche natürlich variieren können, bei mir waren sie nunmal so hoch. Hinzu kommen die Kosten für die jährliche EÜR. Diese wird im Buchhaltungsprogramm automatisch erstellt.

Fazit: Dieses Buchführungsprogramm ist für mich als selbständige Dienstleisterin mit überschaubarer Kundenanzahl ausreichend. Ich erstelle keine Aufträge und meine Kundenrechnungen von Hand, mit Word/Excel. Wobei diese Funktion auch integriert wäre. Mit jährlichen Kosten von 34,95 € inklusive MwSt. (im Abo) liegt der Kosten-Nutzen-Faktor auf der Hand. Lediglich zu Beginn war der Zeitaufwand etwas höher. Insbesondere das Herausfinden der korrekten Buchungsnummern ist zumindest bei ausländischen Buchungen etwas tricky. Doch das ist softwareunabhängig so.

Lexware: umfrangreiche Firmensoftware – ideal für Händler und Arbeitgeber

buchfuehrungsprogramm-selbstaendige

Auch Lexware bietet ein interessantes Buchführungsprogramm an. Interessant für alle, die eine All-In-One-Lösung benötigen. Eine kostengünstige Lösung, inklusive Warenwirtschaft und Lohnabrechnung. Was man als Selbständige Einmannshow jetzt nicht wirklich benötigt – aber auch nicht schaden kann.

Das Softwarepaket „Lexware Financial Office“ stellt eine echte Alternative dar. Vor allem, weil sie verschiedene Programme beinhaltet. Sobald beispielsweise ein Mitarbeiter angestellt wird und es ums Thema Lohnbuchhaltung geht wird es kompliziert. Ich habe das vor einigen Jahren mal von Hand machen müssen – ein Unding. Hier hilft nur ein Steuerberater, oder eben eine gute Software. Die einem auch sagt, wenn noch etwas fehlt.

Diese Software ist – im Gegensatz zur oben vorgestellten Buchhaltungssoftware von Buhl – nicht nur für Selbständige, sondern vor allem auch für kleinere Firmen gut geeignet. Die mehrere Kunden, einen Warenbestand, vielleicht auch Mitarbeiter haben.

Fazit: Die Lexware-Software wird dann richtig interessant wenn es eine größere Anzahl an Kunden, Aufträgen und/oder Produkten zu verwalten gibt. Dementsprechend ist auch die integrierte Rechnungssoftware sinnvoll. Da wird die gesamte Buchhaltung, Kundenverwaltung und Abrechnung zu einem flüssigen Prozess. 30,82€ inkl. MwSt. pro Monat sind ein fairer Preis. Nicht nur, weil man sich den Steuerberater spart, sondern auch seine internen Prozesse in einem Programm bündeln kann.

Es besteht die Möglichkeit das Programmhier für 30 Tage zu testen. Es ist empfehlenswert, sich Zeit zu nehmen, sich intensiver in die Materie einzuarbeiten. Denn ein komplexes Buchhaltungsprogramm bedarf etwas an buchhalterischem Grundwissen. Nur die Wenigsten werden damit wohl nach zwei Stunden „durchklicken“ zurechtkommen. Aber, es lohnt sich. Insbesondere im Hinblick auf die langfristige Ersparnis.

Benötigst du wirklich keinen Steuerberater mehr?

Viele Selbständige und Kleinunternehmen scheuen sich dafür, ihre Buchhaltung und Steuerangelegenheiten selbst zu machen. Dabei ist es wirklich kein Hexenwerk. Und was, wenn eine Frage auftaucht die mir nur ein Steuerberater beantworten kann? Kein Problem, es gibt ja das Internet. Und Plattformen, die Steuerberatung auf Honorarbasis anbieten. Bei der Frage, wie ich beispielsweise mein Firmenfahrzeug am besten absetze, konnte mir eine Steuerberaterin für 40€ umfassende Auskunft geben.


Bürosoftware: Microsoft Office, das Schweizer Taschenmesser für den PC

Ja, es gibt kostenlose Bürosoftware wie Open Office. Doch irgendwie werde ich damit nicht warm. Empfinde ich Microsoft Office doch als deutlich intuitiver und komfortabler. Und ich nutze das Officepaket auch intensiv – so dass mich Lizenzgebühren für diese Bürosoftware nicht wirklich stören. Das Standardpaket beinhaltet Word, Excel, Powerpoint und OneNote. Allesamt richtig gute Programme die regelmäßig genutzt werden. Je nach Paketwahl gibt es noch zusätzliche Software wie Access oder Outlook. Und, jetzt wird es interessant: 1 TB Speicher in der OneDrive-Cloud. Und das für vielleicht 10 € im Monat, je nach Paket geht es sogar noch günstiger.

Über die Funktionalität von Word, Excel oder Powerpoint im Allgemeinen muss man hier ja jetzt keine Abhandlung schreiben. Ich kann aber kurze Impulse geben für den besonderen Einsatz als Bürosoftware für Selbständige: Mit Word erstelle ich Rechnungen. Dafür nutze ich die Serienbrieffunktion und eine Exceltabelle, die im Worddokument eingebettet ist. Die Rechnungsadressen meiner Kunden, inklusive deren Kundennummer, sind in einer Datenbank hinterlegt. So müssen nur noch die einzelnen Posten in die Exceltabelle eintragen, fertig. Die Rechnung wird als PDF gespeichert.

buerosoftware-onenote

OneNote habe ich relativ neu für mich entdeckt. Einmal die klassische Notizfunktion. Ich kann Notizbücher anlegen, und diese wiederum unterteilen etc., also eine Hierarchie anlegen. Hier kommen Notizen zu Kunden und Aufträgen rein, aber auch Ideen für aktuelle und künftige Projekte. Wenn gewünscht, kannst du deine OneNote-Notizen synchronisieren. Wo immer du gerade unterwegs bist und was immer dir einfällt: einfach bestehende Notizen ergänzen oder neue hinzufügen.

Daten sichern und synchronisieren: Dropbox, Google Drive, One Drive und andere Clouds

Ich arbeite unterwegs, im Wohnmobil und in ganz Europa. Die Daten auf meinem Laptop sind mein Kapital, und ich muss sicher stellen dass sie nicht verloren gehen können. Beispielsweise wenn mein Laptop mal „verloren“ geht. Weil jemand Fremdes ihn sich mal „ausleiht“. Früher habe ich meine Daten mehr oder weniger regelmäßig auf einer externen Festplatte gesichert. Allerdings immer seltener.

datensicherung

Meine aktuelle Lösung heißt Google Drive. Für knappe 10 € im Monat gibt es 100GB Onlinespeicher. Was absolut ausreichend ist um all meine Geschäftsdaten zu sichern. Also Kundendaten, Projektdaten, und die komplette Buchhaltung. Warum ich mich für Google Drive entschieden habe, obwohl es günstigere Anbieter gibt? Weil es sehr unwahrscheinlich ist, dass jemand Google hackt.

Es gibt noch viele weitere Cloudanbieter. Dropbox oder OneDrive kommen bei mir ebenfalls zum Einsatz. Über die Dropbox tausche ich Daten mit anderen Nutzern aus. OneDrive von Microsoft ist ideal zum Synchronisieren mit dem Smartphone. Ach ja, die externe Festplatte ist nach wie vor in Gebrauch. Um hin und wieder mal ein Systemabbild zu machen.

Tipp: Microsoft bietet das Office Paket in Kombination mit 1TB OneDrive-Speicher für kleines Geld an! https://products.office.com/de-de/home

Kommunizieren: Google Apps for Work

Google hat einfach geniale Produkte. Und ich nutze insbesondere Googlemail, seit Jahren. Genauer gesagt „Google Apps vor Work“. Hier kann man Emails mit eigener Domain anlegen. Also nicht nur tanja@googlemail.com, sondern auch kontakt@kramoo.de beispielsweise. Das Ganze funktioniert dann schon irgendwie wie Outlook, bietet nur mehr Funktionen – und im Browser. Die Funktionen von Googlemail sind toll – allein die Strukturierungsmöglichkeiten im Posteingang nutze ich sehr gerne. Ein weiterer Vorteil ist, dass ich Emails nie löschen muss. Von Haus aus sind 30GB Speicherplatz pro Nutzer enthalten. Dann gibt es noch den wohl besten Kalender überhaupt. Und Hangout. Und eine richtig gute Verwaltung von Kontakten. Natürlich alles mit dem Android Smartphone synchronisierbar. Mit meinem Nexus-Smartphone, auf dem Android 6 läuft, machen gerade die Googlefunktionen richtig Spaß.

Ich habe noch ein Konto aus alten Zeiten, als es noch kostenlos erhältlich war. Heute kostet es 4€ im Monat. https://gsuite.google.com/intl/de_de/

Meine wichtigste Software für Büro & Buchhaltung, für Organisation & Kommunikation

buerosoftware-selbstaendige

Mehr brauche ich nicht. Microsoft Office, ein Buchführungsprogramm, Google Apps for Work und Onlinespeicher – der teilweise bereits in den Softwarepaketen enthalten ist. Mit diesen Tools kommst du sehr weit. Als Selbständige benötige ich eigentlich nur diese Programme.

Hinzu kommt natürlich noch spezifische Software. So gebe ich recht viel Geld für die Adobe Creative Cloud aus. Einfach, weil ich sie für meinen Job benötige. Aber ansonsten habe ich kaum Apps auf meinem PC installiert.

Ein nettes, kleines Programm möchte ich euch aber noch ans Herz legen: „Fences“ von Stardock ist ein Tool, mit dem man super seinen Desktop aufgeräumt halten kann. Du bekommst es direkt beim Anbieter, nach dem 30-Tage-Test kostet es einmalig 10 Dollar. Du wirst es lieben!

Bewerte diesen Artikel