Mein mobiles, (fast) papierloses Büro: ganz ohne Apps & Abos

Auf meinem Schreibtisch liegt genau ein Blatt Papier – weil ich mir beim Telefonieren gerne Notizen mache. Ansonsten pflege ich im Arbeitsalltag ein weitestgehend papierloses Büro. Wie das gehen soll ist vielen ein Rätsel. Es hat auch einige Zeit gedauert bis der Papierkram erfolgreich abgeschafft wurde. Tatsächlich kommt dieser eigentlich nur noch auf wenn es darum geht den Steuerkram zu machen. Wie das geht? Indem ich mich und andere zum Digitalisieren dränge. Warum? Damit mein fast papierloses Büro vor allem eines ist: mobil. Meinen Laptop einpacken, ortsunabhängig arbeiten, und fertig.

Das papierlose Büro braucht keinen echten Briefkasten.

Mein Briefkasten wird im Regelfall vielleicht alle 2-3 Wochen geleert – meist ist nur Werbung drin. Nur wenn ich auf Reisen bin und meine Mutter diesen Job übernimmt wird die Post wöchentlich geöffnet. Was nicht bedeutet dass mir keiner schreibt, nur geschieht dies eben zunehmend digital. Lediglich bürokratisch veranlagte Firmen bzw. Behörden schicken mir noch echte Briefe. Versicherung, Finanzamt, Gemeindeverwaltung, Sparkasse. Alle anderen haben gelernt dass digital besser ist – und billiger. Für mich hat es ebenfalls nur Vorteile, beim Steuersachen machen – doch dazu später mehr.

Digital arbeiten heißt aufgeräumt zu sein.

Damit ein papierloses Büro funktionieren kann ist ein einfaches, gut strukturiertes Ordnungssystem notwendig. Sehe ich mir das Chaos auf so manchem PC (und Schreibtisch) an wundert es mich kaum, dass manche Menschen über ständigen Zeitmangel klagen. Hier etwas zu finden dürfte täglich etwas Zeit kosten. Auch wenn das natürlich niemand zugibt.

Grundlage ist eine gute Grundordnung auf deinem PC. Eine durchdachte Ordnerstruktur macht hier viel aus – damit du gesuchte Dokumente schnell findest, auch ohne Suchfunktion. Umgekehrt natürlich Dateien schnell am richtigen Ort ablegen kannst. Dass wir uns nicht falsch verstehen: auf meinem Schreibtisch liegt jede Menge Zeugs, bin selbst super unordentlich. Aber auf meinem Laptop, da herrscht Ordnung.

Teil I: Hardware

Ordner, Hefter, Klarsichthüllen, Klammern, Tacker, Ablagen, Unterlagen, Kalender, Notizblöcke, Stifte, Marker, Postits und anderen Schnickschnack wird in meinem Büroalltag nicht benötigt. Damit die Papierstabel auf dem Schreibtisch (oder in den Schubladen 😉 der Kampf angesagt werden kann bedarf es als Voraussetzung einer Minimalausstattung an guter Hardware. Digitale Schubladen quasi. Ich setze hierbei auf nachfolgende Technik. Und ja, etwas Papier ist auch mit dabei. Denn spätestens beim Buchhaltung machen ist ausdrucken angesagt. Habe es schon papierlos versucht, doch die digitale Buchhaltung ist wesentlich zeitaufwändiger. Außerdem ist eine Archivierung der Belege auch in Papierform nie ein Fehler.

1. Arbeitsgerät Nummer Eins: Computer / Laptop
   … und zwar mit viel Speicher. Mein Laptop hat 2×500 GB Laufwerke. Die wichtigste Software für das papierlose Büro sind übrigens Windows und Office. Genauer gesagt der Windows Explorer (siehe obiger Screenshot) und Excel als Kalender-Notizzettel-Todolisten-Ersatz. Je nach Belieben kann hier noch Outlook aufgeführt werden. Ich nutze hier aber lieber Googlemail zur digitalen Kommunikation, inklusive deren Archivierung. Aktuell sind es über 4GB an Emails die Google für mich hostet.
2. Zweit-Mini-PC-Togo: Smartphone
   Lange Zeit war ich Smartphone-Verweigerer. Gut, der Handyempfang hier im Schwarzwald ist einfach nicht so dufte. Doch an meinem neuen (und für ein gutes Smartphone recht günstigen!) Nexus 5X habe ich richtig Gefallen gefunden. Sprachnotizen beim Gassigehen machen, Emails an mich selbst, die Digicam als mobiler Scanner, unterwegs Emails lesen, via Bluetooth mit dem Laptop synchronisieren. Nicht zu vergessen die gute Kamera, die meine neueren Blogartikel mit richtig guten Bildern versorgt. Insbesondere die Synchronisation mit Google-Diensten ist richtig gut gelöst: Gmail, Adsense, Analytics und vor allem der Chrome – richtig geil.
3. Für die allmonatliche Buchhaltungsgeschichte:
   Laserdrucker, 1 Ringordner pro Jahr, Locher und ein Tacker mit Munition. Das braucht es an klassischer Büroausstattung für das Absolvieren der Disziplin „Buchhaltung“. Ich mache meine Steuern selbst, inklusive Umsatzsteuer. Musste dabei feststellen, dass ein papierloses Büro hier an seien Grenzen stößt. Trotz zweier Bildschirme ist es einfach unhandlich, Kontoauszüge digital abzuhaken, Rechnungen / Belege am Bildschirm zu entziffern und in die Buchhaltungssoftware einzutragen. Außerdem kann ein archivierte Buchhaltung in Papierform nicht schaden. Ist das nicht sogar Pflicht? Also achte ich hier einfach darauf, Aufwand und Papierstapel möglichst gering zu halten. Zum Einsatz kommt ein Laserdrucker s/w. Dieser hat sehr geringe Betriebskosten, der Toner ist schon seit Jahren im Einsatz. Dann habe ich die Anzahl der Buchungen so optimiert / minimiert dass mir ein dicker Ordner pro Jahr reicht. Möglichst wenige Buchungen, das ist erreichbar indem Abrechnungszeiträume geändert werden: Rechnungen werden möglichst jährlich bezhalt anstatt monatlich. Also nur eine Buchung anstelle von zwölf, und einen Jahreszahler-Rabatt gibt’s meist obendrein. Natürlich werden Belege erst einmal digital sinnvoll archiviert. Mit zwei Druckbefehlen (1x Rechnungseingang, 1x Rechnungsausgang) ausgedruckt.
4. Digitales Backup des digitalen Büros:
   Eine 1GB Externe Festplatte plus ein 32GB USB-Stick tragen dafür Sorge, dass nicht alles vor die Hunde geht wenn der Laptop mal abfackeln sollte. Oder gestohlen wird. Oder ich mal wieder eine volle Tasse Kaffee über die Tastatur gieße. Die externe Festplatte ist für vollständige Backups zusändig. Der gesamte Computer wird kopiert: Betriebssystem, Programme, Dateien. Die Festplatte wird dann separat aufbewahrt – damit sie nicht mitgeklaut / mitabgefackelt werden kann. Ein kleinerer USB-Stick ist für den absoluten Notfall gedacht. Damit ich auf einem fremden / neuen Laptop Zugriff auf wichtigste Daten und Passwörter habe. Dieser Stick wird vielleicht alle 1-2 Monate aktualisiert.
5. Scanner, zum Papierkram digitalisieren:
   Umso weniger Papier, desto seltener die Notwendigkeit Gedrucktes zu digitalisieren. Nur noch sehr selten scanne ich Verträge und Co. ein, muss ich Schriftstücke digital archivieren. Andere hamstern gerne, legen sogar Telefonnotizen, Besprechungsprotokolle etc. in der Kundenakte ab. Bitteschön, hier kann ich dir einen guten Scanner von Canon empfehlen. Mit ihm scanne ich meine Zeichnungen ein, in wunderbarer Qualität.
6. Warum mein papierloses Büro über hochwertiges Papier verfügt:
   Ein hochwertiges Skizzenbuch in DIN A4 – neben dem Laptop das Herzstück meines Arbeitsplatzes. Hier kann ich meine Ideen aufschreiben, Brainstormen, Zeichnungen und Pläne skizzieren. Gutes Papier und gute Stifte – für mich einfach unverzichtbar.

Teil II: Software

Ganz ehrlich: ich bin kein großer Fan von den unzähligen Softwarediensten und Apps die einem das Leben angeblich erleichtern sollen. Sie bauschen die Sache doch nur unnötig auf. Nein, ich nutze in erster Linie drei Hilfsmittel für mein digitales Büro: 1. Windows, 2. Das Office-Paket und 3. Google.

1. Ordnung schaffen und halten
   Windows bietet dir eigentlich schon alles was du brauchst: und zwar ein hierarchisches Archivierungssystem inklusive Suchfunktion. Der Windows Explorer ist das Instrument, was du daraus machst liegt an dir. Fange doch einfach damit an einige Ordner auf der oberstern Ebene anzulegen (oder einfach auf dem Desktop): Ich habe angefangen mit BUSINESS, PRIVAT, PROGRAMME, DOWNLOAD.
2. Schreib es dir auf – aber digital bitte
   Kalender, Notizblöcke, Todo-Listen, Passwort-Tools, Erinnerungs-Postits und Co ersetzen, dazu brauchst du eigentlich nur eines: Excel. Ich habe mir eine Haupt-Excel gebastelt. Sie beinhaltet Abrechnungs-Listen für Kundenprojekte, Wochenkalender, Todo-Listen, wichtige Zugänge die sich der Browser einfach nicht merken kann, schnelle Notizen, Links zu Artikeln die ich noch lesen will usw. – aufgeteilt in nur drei Arbeitsblättern.
3. Kommuniziere digital und online
   Ein papierloses Büro kann natürlich nur funktionieren wenn du bei deiner Kommunikation auf Papier verzichtest. Ich verschicke allenfalls noch Kündigungsschreiben per Post – und das auch nur notgedrungen. Alles andere geht per Email oder Telefon. Wenn sie denn mal eine Unterschrift von mir haben wollen funktioniert das dann meist auch mit einem geemailten Scan. Emaildienste wie Googlemail haben außerdem den Vorteil dass sie zusätzlich kostenlosen Speicherplatz bieten. In meinem Gmail-Account (siehe Google Apps for Work (G Suite)) sind inzwischen mehrere GB an Emails archiviert. Und da sich Google ja von Haus aus ganz gut mit Suchfunktionen auskennt klappt das mit dem Auffinden alter Emails meist ganz wunderbar.

Online Dienstleister, Cloudservices, Scandienste und mehr für ein digitales Büro?

Ich liebe das Internet, doch würde ich wichtige Dokumente niemals in irgendeiner Cloud speichern. Sondern auf meinem Laptop, geschützt durch Virensoftware, und gerne noch zusätzlich via Passwort. Wenn irgendeiner irgendeinen Server hackt der irgendwo auf der Welt steht, dann kann ich nichts machen. Daten / Dokumente sind vielleicht verloren, könnten missbräuchlich verwendet werden, … Nein, da bin ich altmodisch, es bleibt bitteschön im Hause. Reicht ja schon dass Emails auf den Google-Servern legen, doch ich denke das ist nicht gerade unsicher, da gäbe es andere, weniger vertrauensvolle Anbieter.

Cloudbasierte Software ist derzeit im Kommen. Bis auf wenige Ausnahmen versuche ich diese zu vermeiden. Denn hier wird vor allem eine Abhängigkeit geschaffen. Wird ein Online-Abo nicht verlängert kann es ungemütlich werden. Es gibt beispielsweise Rechnungen-online-schreiben Dienste. Magst du diesen nicht mehr musst du dir schnell etwas anderes einfallen lassen. Dieses Risiko ist bei meiner Lösung einfach nicht präsent, schreibe ich meine Rechnungen doch mit Hilfe von Word und seiner Serienbrieffunktion.

Onlinedienste bergen aber auch eine andere Gefahr: die monatlichen / jährlichen Beiträge können sich schnell summieren. Hier zehn Euros, dort sieben, da fünfe – schnell sind mehrere hundert Euro im Jahr beisammen. Sicherlich kann ich das auch bei Software haben die ich jährlich erneuern muss damit sie funktioniert (Antivirenprogramm, Buchhaltungssoftware etc.). Doch hält sich das bei mir wirklich in Grenzen, kann diese an einer Hand abzählen. Generell schaue ich darauf dass Software nicht zwangsläufig laufend bezahlt werden muss.

Teil III: Grundsätze

Es ist wie mit dem Rauchen aufhören: der mentale Aspekt ist bedeutender als gedacht. Damit dein papierloses Büro auch langfristig papierstapelfrei bleibt, dafür musst du vielleicht deine Gewohnheiten ändern. Das ist insbesondere nach der ersten euphorischen, hochmotivierten Zeit schwierig. Doch hast du deine Synapsen erst einmal neu programmiert läufts wie von selbst. Zumal sich einige Maßnahmen ja auch langfristig positiv auswirken.

Meine wichtigsten 5 Prinzipen für ein möglichst papierloses, einfach gehaltenes digitales Büro:

• Buchhaltung? weniger ist besser: Vermeide monatliche Abrechnungsgeschichten. Ob Webhosting, Clouddienste, Software-Abos, Versicherungen usw. – jährliche Zahlungsweisen sind zu bevorzugen! Und werden meist auch noch mit einem Rabatt belohnt. Meine persönliche Zielvorgabe: maximal 20 Buchungen / Monat auf der Kostenseite sowie Einnahmenseite. Das macht den Buchhaltungs-Samstag recht angenehm. Mein Aufwand für die komplette Umsatzsteuer-Voranmeldung inklusive Belege zusammensuchen und archivieren: 45 Minuten.
• Keine Rechnungen per Post: Auch wenn wir Rechnungen für die Steuer ohnehin ausdrucken bestehe ich immer darauf, diese per Email zu erhalten. Denn Rechnungen per Post machen es nötig, dass man seinen Briefkasten regelmäßig leert, was auf Reisen echt ungünstig ist. Außerdem braucht es eine extra Ablage, damit am Buchhaltungstag nicht immer wieder das große Suchen beginnt. An einem normalen Monat komme ich auf 2-4 Rechnungen / Gutschriften im Briefkasten. Wovon ich die Hälfte aber auch digital abrufen kann.
• Struktur im Computer: Lege einen privaten sowie beruflichen Ordner auf deinem Desktop an. Leben im privaten deine Messi-Fantasien aus, im Business-Ordner haben diese nichts zu suchen. Schaffe dir eine so gute Struktur, dass du die Suchfunktion des Windows-Explorers eigentlich gar nicht benutzen musst! Archiviere nicht mehr benötigte Ordner, beispielsweise auf einer externen Festplatte, halte dein System sauber!
• Excel statt Fresszettel: halte deinen Schreibtisch clean. Oder schaffe zumindest optimale Voraussetzungen dafür, dass dieser schnell aufgeräumt ist. 10 Postits oder irgendwelche unleserlichen Telefonnotizen helfen hier nicht weiter. Tragen höchstens zur Stapelbildung bei.
• Oh je, mein Fax ist gerade kaputt! Oder: ich bin gerade im Ausland, kann ich es auch mailen statt faxen? Zwinge andere dazu mit dir persönlich oder digital zu kommunizieren. Mein Fax ist schon seit Jahren kaputt. Einen Brief schicken? Oh, ich bin erst nächsten Monat wieder in Deutschland. Erstaunlicherweise geht es dann doch irgendwie. Es sind manchmal einfach nur bürokratische Strukturen die aufgebrochen werden müssen. Da ist eine kleine Notlüge wie das kaputte Fax einfach effektiver als ausführliche Erläuterungen warum man als Super-Nerd ein papierloses Büro zu führen pflegt.