Als Selbständiger seine Buchhaltung selber machen? Wenn ich einem Geschäftspartner oder Kunden davon erzähle wird es am anderen Ende der Telefonleitung erst einmal ganz ruhig. Die meisten von ihnen müssen erstmal die Information verarbeiten, dass ich für meine Umsatzsteuervoranmeldung etwa 30 Minuten pro Monat brauche. Jahreskosten für den Steuerberater kurz gegen gerechnet, da kommt manch einer ins Grübeln.


30min monatlich bzw. 60min im Quartal beträgt mein tatsächlicher Zeitaufwand für meine Umsatzsteuervoranmeldung inklusive Zusammenfassende Meldung – dank durchdachtem System sowie guter Buchhaltungssoftware. Inklusive dem Zusammensuchen und Ausdrucken von Belegen. Da auch Abschreibungen, Fahrzeugkosten etc. gleich korrekt gebucht werden wird meine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) quasi automatisch miterstellt. Und am Ende alles in die Einkommens-Steuer-Erklärung übernommen.

Aber fangen wir doch von vorne an, beim Geldfluss. Rechnungen werden geschrieben (Rechnungsprogramm), Geld kommt aufs Konto (Kontoverwaltungssoftware), Einnahmen wie Ausgaben müssen richtig gebucht werden (Umsatzsteuer / EÜR), das Finanzamt wünscht sich fristgerechte Steuererklärungen diverser Couleur. Hier hast du die Qual der Wahl: eine umfangreiche Buchhaltungssoftware für alles oder Einzellösungen? beides kann sinnvoll sein. Steht also erstmal die Frage im Raum welche Komponenten du benötigst. Ich als Selbständige kenne übrigens beides, habe meine Buchhaltung vom Steuerberater machen lassen, zuletzt zwei Jahre lang, jetzt aber wird sie wieder selbst gemacht.

Buchhaltung selbst machen: Software sollte möglichst kompatibel sein

Buchhaltung selber machen

Ab einem gewissen Punkt sollte deine Buchhaltungssoftware aufeinander abgestimmt sein: spätestens dann, wenn du Buchungen tätigen musst. Die meisten müssen dies für ihre Umsatzsteuervoranmeldung tun, Kleinunternehmer eventuell erst bei ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wichtig ist dabei vor allem, dass getane Arbeit möglichst nur einmal gemacht wird. Eine komplexe Buchhaltungssoftware ist für viele Selbständige empfehlenswert. Aufträge und Rechnungen schreiben, das Girokonto synchronisieren, Steuervoranmeldungen und Erklärungen einreichen – ein Buchhaltungsprogramm wie „Mein Büro“ von Wiso kann alles.

Rechnungsstellung: mit spezieller Software oder einfach Word & Excel hernehmen

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Und doch nehme ich sie nicht daher, einfach weil meine bereits gut durchdachten Strukturen wundbar funktionieren, beispielsweise was die Rechnungserstellung angeht. Dabei benutze ich Word, dessen Seriendruckfunktion für Rechnungsnummern / Rechnungsadressen. Gleichzeitig kommt eine in Word integrierte Exceltabelle zum Einsatz, in welche erbrachte Dienstleistungen einfach übernommen / reinkopiert werden können. Schneller geht’s fast nicht mehr … Darüber hinaus habe ich ohnehin Umsätze, für welche ich keine Rechnungen erstelle, sondern Gutschriften von Geschäftspartnern erhalte. Diese müssen ohnehin separat gebucht werden, auch eine noch so gute Buchhaltungssoftware kann nicht hellsehen.

Umsätze buchen: Umsatzsteuervoranmeldung / EÜR selber machen

Daher nutze ich keine All-In-One Buchhaltungssoftware, sondern lediglich eine zum Umsatzsteuervoranmeldung selber machen, mit dazu die Einnahmenüberschussrechnung. Damit diese erst möglich wird muss man natürlich auch Abschreibungen buchen können. Ich habe verschiedene Ust-Software ausprobiert, das Programm „EÜR & Kasse“ hat mich letztendlich überzeugt. Auch nach über einem Jahr bin ich damit sehr glücklich. Die Bedienung ist einfach, ein Beleg innerhalb von 20 Sekunden gebucht. Wenn alles drin ist wir meine Umsatzsteuervoranmeldung mit einem Knopfdruck an Elster übermittelt. Gleiches gilt für eine eventuell notwendige Zusammenfassende Meldung.

Wie gesagt, mein Zeitaufwand hierfür – minimal. Doch dies war zu Beginn etwas anders. Erstmal die wichtigen Punkte finden ist angesagt. Wie das Buchen funktioniert ist leicht herausgefunden. Die verschiedenen Posten RICHTIG zu verbuchen kann am Anfang etwas Zeit in Anspruch nehmen. Es geht um vierstellige Nummern, anhand deren unterschiedliche Posten unterschieden werden: z.B. Rechnungen aus Deutschland, Rechnungen nach Österreich oder in die Schweiz, Telefonkosten, Fahrzeugkosten, Porto, Gutschriften mit/ohne Umsatzsteuer … Sobald der Spickzettel mit den richtigen Buchungsnummern steht geht das Buchen selbst ganz schnell.

Dasselbe gilt für Abschreibungen: Es wird ein gewissen Grundwissen benötigt um Anschaffungen korrekt verbuchen und abschreiben zu können. Hier kommt es natürlich auch darauf an in welchem Ausmaße du selbst investierst. Ich habe alle zwei Jahre mal etwas Technik zum Abschreiben, das ist übersichtlich, Abschreibungsmöglichkeiten sind dank dem Internet schnell geklärt.

Den Steuerberater in der Hinterhand: auch online gibt es Fachkompetenz bei kniffligen Fragen
Ich stand beim Kauf des Firmenwagens erstmals vor dem Problem, dass die Fachkompetenz eines Steuerberaters von Nöten war. Wenn es um viel Geld geht und man sich unsicher wird, dann ist das Internet nur bedingt eine vertrauensvolle Informationsquelle. Doch irgendwie habe ich meinem Steuerberater ja aufgekündigt, wie ungünstig. Doch ich habe Hilfe gefunden, bei YourXpert. Hier kann man seine Frage stellen, und ein Steuerberater gibt darauf Antwort. In meinem Fall hat sich dann eine Folgefrage ergeben, welche ebenfalls beantwortet wurde – also jetzt nicht anonym, sondern von einer erfahrenen Steuerberaterin. Diese knappe 40 Euro waren wirklich gut investiert.
https://www.yourxpert.de/xpert/steuerberaterin/jeannette.uhlig

Einkommenssteuer auch als Selbständiger einfach selber machen

Software für Einkommenssteuererklärung gibt es bei Aldi, Tchibo, … Doch irgendwie sollte man hier doch 10 Euro mehr ausgeben, für das „SteuerSparbuch“ von Wiso.

Egal ob Angestellter oder Selbständiger, diese Software begleitet mich bereits seit vielen Jahren. Kurze Ausflüge zu anderen Programmen haben nur dazu geführt, dass ich dann doch wieder reumütig zurückgekehrt bin.

Viel gibt es dazu eigentlich nicht zu sagen. Erst die EÜR machen, diese dann in die EKSteuer-Erklärung übernehmen. Für den Rest führt ein Assistent durchs Programm. Wenn du keine „Spezialsachen“ hast, dann ist die Einkommenssteuererklärung wirklich kein großes Ding.

Alle Konten und Karten im Griff

Girokonto, Kreditkarte, Tagesgeldkonto – von all diesem habe ich gleich mehrere, als Privatmensch wie auch Selbständige. Hinzu kommen bei Bedarf Aktiendepot, Festgeld, Kredit, Bausparvertrag – alle möglichen Kontenarten lassen sich in „Mein Geld“ von Wiso anlegen. Alle Kontenstände / Umsätze mit einem Klick abfragen, ein wöchentliches Ritual welches mir aufzeigt wie es um meine Finanzen so bestellt ist.

Ich bevorzuge diese manuelle Abfrage von Umsätzen, gerade meine Geschäftskonten betreffend. So weiss ich, welcher Kunde schnell bezahlt, wer seine Ausstände weniger rasch begleicht. Mit dem Abgleichen werden die entsprechenden Rechnungen / Gutschriften / Belege gleich im korrekten Monat abgelegt. So dass ich zur Umsatzsteuervoranmeldung nur noch auf den Drucken-Knopf drücken muss. Diese Geldsoftware ist somit ein wichtiger Puzzlestein meiner Buchhaltungssoftware.

Fazit: Gute Buchhaltungssoftware kann den Steuerberater ersetzen

Ja, alle hier empfohlenen Buchhaltungsprogramme stammen von Wiso. Sie sind ausgereift, seit Jahren auf dem Markt, werden von vielen benutzt. Sie sind untereinander kompatibel und die Community im hauseigenen Forum aktiv. Hilfefunktionen und Handbücher sind umfangreich und gut verständlich.
Und dennoch: ganz ohne ein gewisses Grundverständnis geht es nicht. Umsatzsteuer selber machen, und das gleich so, dass auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung stimmt, dafür muss schon der Wille da sein sich mit dem Thema Steuern beschäftigen zu wollen. Also eigentlich würde ich zwei Voraussetzungen annehmen:

  1. Buchhalterisches Grundverständnis: Was wann wo und wie buchen – bis das sitzt musst du etwas Zeit investieren, zumindest bei Buchungen, die nicht 0815 sind. Ausländisches, Abschreibungen, … für Finanz-Analphabeten ist das nichts. Die Umsatzsteuer selber machen, das geht mit dieser Software verhältnismäßig einfach. Doch eine „Bierdeckel-Steuererklärung“ ist auch sie nicht.
  2. Grundfitness am PC: Wenn du mit zwei Fingern auf der Tastatur rumhackst wirst du verzweifeln und ewig brauchen, insbesondere bei einer etwas umfangreicheren Buchhaltung.

Buchhaltung selber machen – Vorteile und Nachteile für Selbständige

Schlussendlich muss jeder selbst für sich entscheiden ob er sich für eine Buchhaltungssoftware oder seinen Steuerberater entscheidet. Einerseits heißt es ja, man solle solche Dinge outsourcen, sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Doch wenn der Steuerberater 2.000 EUR im Jahr kostet, so als Mindestsatz – das muss man erst einmal verdienen. Umsatzsteuer, EÜR, Einkommenssteuer – jeder Selbständige kann seine Steuer selbst machen, und ich behaupte, dass dies sogar sehr sinnvoll ist, nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen.

  • Vorteile Buchhaltungssoftware: Wenn du deine komplette Buchhaltung selbst machst weißt du einfach am besten, wo du finanziell stehst. Hast kontinuierlich einen Überblick darüber wie es um deine Einnahmen und Ausgaben aussieht. Dieser ist mir bei meinem Steuerberater abhandengekommen. Mit den Ausdrucken zur Umsatzsteuervoranmeldung konnte ich nie viel anfangen. Ein relevanter Vorteil ist freilich auch der wirtschaftliche Aspekt. Ein jährlicher vierstelliger Betrag muss erstmal erwirtschaftet werden. Selbst umfangreiche Buchhaltungssoftware hingegen ist für rund 100 Euro zu haben.
  • Vorteile Steuerberater: die Gewissheit, eine saubere Buchhaltung zu haben. Das deutsche Steuersystem ist unglaublich komplex. Und so manch ein Finanzamt nicht ganz so nett und unbürokratisch wie das Meinige. Als bei meiner Umsatzsteuervoranmeldung vor einigen Monaten etwas nicht stimmte hat mich die Bearbeiterin angerufen und gefragt – zusammen haben wir den Fehler und die dazugehörige Lösung gefunden. Ein weiterer Vorteil ist freilich die Einfachheit: Belege im Steuerbüro abliefern, fertig. Man muss nicht denken, sich nicht mit so einem anstrengenden Thema wie Steuern beschäftigen.
  • Weiß auch nicht: Ist es ein Vorteil, auf die Fachkompetenz des Steuerberaters zugreifen zu können? Kommt vielleicht drauf an – bei mir war das nicht der Fall. Ich habe keine zuvorkommenden Steuersparvorschläge erhalten. Jetzt, da ich meine Buchhaltung wieder selbst mache kann ich besser abschätzen und ggf. entgegen steuern. Bei mir klappt das also irgendwie besser – bei dir kann das natürlich ganz anders aussehen.

Meine Lösung: Buchhaltungssoftware zum Arbeiten, Steuerberater on Demand

Ich habe meine Ideallinie gefunden. Ein durchdachtes System, das es mir ermöglicht meine Buchhaltungsangelegenheiten zeitsparend und vor allem korrekt gestalten zu können. Rechnungserstellung ohne spezielle Software einfach mit Word und Excel. Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR mit ausgereifter Buchhaltungssoftware, Einkommenssteuererklärung mit ohnehin bewährten Steuerprogramm. Dazu ein gut durchdachtes Ablagesystem auf meinem Laptop, einem zuverlässigen Laserdrucker im Schreibtisch, einem simpel gestrickten Ablagesystem. Gleichzeitig habe ich meine Buchhaltung stark vereinfacht indem ich die anfallenden Belege auf ein Minimum reduziert habe.

Das Wichtigste, wenn du deine Buchhaltung selber machen möchtest: Mitdenken.